Dokumentenmanagement und Projektmanagement in Kommunalverwaltungen


Modernes Dokumentenmanagement

„Hort der Ordnung“ – als solcher galt die öffentliche Verwaltung seit undenklichen Zeiten. Dies nicht nur nach außen, als Garant gesellschaftlicher Stabilität, sondern auch in ihrem Innern, in der verlässlichen Strukturierung ihres Aufbaus und ihrer Verfahrensweisen. Auf die Ablageordnung bezogen: der Aktenplan war eine Erfindung der Verwaltung, lange Zeit ihr exklusives Geheimnis, das erst in den letzten Jahrzehnten in die Privatwirtschaft ausstrahlt.

Aber: Die Arbeitsabläufe in den Behörden haben sich in den letzten 20 Jahren radikal verändert. Sie sind komplexer und ihre qualitativen Ansprüche höher geworden. Die Teamarbeit hat Einzug gehalten. Die EDV hat alle Dokumentenströme beschleunigt und gleichzeitig vervielfacht.

Unsere Dokumentenordnung hat mit diesen Entwicklungen nicht Schritt gehalten. Die Aktenpläne sind aufgeblähter geworden, ohne jedoch wirlich der Kommplexität Rechnung zu tragen. Auf EDV-Dokumente und E-Mails werden sie in der Regel nicht angewandt. Auf kaum einem Laufwerk einer Behörde oder eines einzelnen Amtes regiert der Aktenplan, sondern jeder legt ab, wie es ihm gerade gefällt. Die Dokumentenmenge sprengt alle Grenzen, weil es keine Regeln für Aussonderungen mehr gibt.

E-Government, wie im Gesetz vom April 2013 vorgesehen, wird auf dieser Grundlage nicht möglich sein. Viele Verwaltungen richten ihre Hoffnungen auf die Einführung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Braucht man dann überhaupt noch einen Aktenplan? Kann man sich den Aufwand nicht sparen?

Aktenpläne anpassen

Dokumentenmanagementsystem unterstützen eine gute Ordnung – sie ersetzen sie aber nicht. Ohne eine durchsichtige Struktur, die von jedem Sachbearbeiter für die Vorgänge in seinem Bereich schnell zu durchschauen und anzuwenden ist, kann auch ein DMS nicht eingeführt werden. Innerhalb der KGSt arbeiten wir im Gutachterausschuss „Aktenplan“ mit, um dort unsere Projekterfahrungen einzubringen.

Diese Erfahrungen zeigen die Vorteile eines produktorientierter Aktenplans, der passgerecht auf die jeweilige Verwaltung zugeschnitten ist. Dabei kann man den KGSt-Aktenplan oder einen anderen kommunalen Aktenplan gut als Grundlage nehmen. Bei dieser Entwicklung Ihrer eigenen Ablagestruktur unterstützen wir Sie ebenso wie dann bei der Einführung eines geeigneten DMS.

Mehr Informationen

  • Hinweise auf unsere Seminare bei KGSt und anderen kommunalen Bildungsträgern finden Sie in unserem Seminarüberblick.
  • Beachten Sie unsere Publikationen zum Thema.
  • Einen produktorientierten Beispielaktenplan einer kleinen Gemeinde aus Baden-Württemberg können Sie auf unserer Download-Seite anfordern.
  • Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um eine Einstiegsberatung bei uns buchen.