Ablagephilosophie


Ist das Thema „Ordnung von Dokumenten“ überhaupt noch modern? Muss es so etwas wie „Ordner“ überhaupt noch geben? Kann man nicht einfach alle Dokumente in einen großen Topf werfen und dann mit intelligenten Suchverfahren wieder heraus googeln?

Nein.

Derartige Vorstellungen unterliegen einem Irrtum. Dokumentenmanagement managt nämlich keine Dokumente. Sondern es managt den Umgang von Menschen mit Dokumenten (und den Umgang von Menschen mit Menschen, soweit dieser über Dokumente vermittelt wird). Die Ablage eines Dokuments ist ein Akt des Sendens an einen Empfänger in der Zukunft: Das kann ich selbst sein (wenn ich später dieses Dokument wieder brauche). Das kann ein Kollege sein, der an der Aufgabe weiter arbeitet.

Deshalb müssen Dokumente immer nach Kontexten abgelegt werden.

Ablage von Dokumenten ist ein Baustein der Teamkultur. Eine regelbasierte, klare Dateistruktur zeigt den Reifegrad der Teams eines Unternehmens.

Unsere Prozessorientierte Ablagestruktur (PAS®) ist ein dynamisches System, das den neuen Anforderungen an Ordnungsstrukturen Rechnung trägt, insbesondere der DIN ISO 15489.

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