Prozessorientierte Ablagestruktur (PAS®)


Es gibt, so scheint es, kein langweiligeres Thema als die Ablage. „Das machen wir so nebenbei“ – aber nebenbei klappt es merkwürdigerweise nicht richtig. „Das müssen wir mal alles umräumen irgendwann“. Aber irgendwann ist St. Nimmerlein. Vielleicht ist Ablage langweilig – aber sie ist oft auch ein wunder Punkt. Ungeordnete Ablagen kosten eine Menge Geld.

Was wir Ihrem Unternehmen bieten: Wir entwickeln mit Ihnen ein System für Ihre Papierablage, maßgeschneidert für Ihr Unternehmen nach dem Motto: „Jeder findet alles beim Kollegen“. Wir helfen Ihnen, die Informationsflut einzudämmen – so viel wie möglich in den Papierkorb, so wenig wie möglich in die Ordner! Denn oft wird mehr Zeit mit dem Ablegen von Über­flüssigem als mit dem Suchen vergeudet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie auf Ihren PC´s und im Netzwerk Ordnung schaffen können. Papierablage und elektronische Ablage werden perfekt abgestimmt.

Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie das Wissen im Unternehmen zum Fließen bringen. Das ständig im Unternehmen erzeugte Wissen wird verfügbar.

Wir realisieren mit Ihnen ein Ablagesystem, das konform zur DIN 15489 „Schriftgutverwaltung“ ist und damit auch den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2000 genügt.

Grundlage eines Ordnungssystems ist nach wie vor ein Aktenplan. Zugegeben, das Wort mag verstaubt klingen. Dann ersetzen wir es doch einfach durch „Ordnerstruktur“ oder „Record classification system“. Klingt doch schon viel moderner!

Modern ist der Aktenplan nämlich nach wie vor. Denn der Bedarf an strukturierter Information nimmt zu, nicht ab. Und unsere Prozessorientierte Ablagestruktur (PAS®) ist ein dynamisches Konzept, das die Unternehmensentwicklung ständig mitvollzieht.

Ohne einen Aktenplan aber ist es nicht möglich, gerade die elektronischen Dokumente übersichtlich zu ordnen, so dass jeder im Team sie findet (und nicht nur der, der sie zufällig abgelegt hat). Und Sie haben keine Chance, mit dem Medienbruch (also dem gleichzeitigen Parallelbestand von Papier- und elektronischen Dokumenten) effizient umzugehen.

Jede Branche, eigentlich jede Organisation muss ihren Aktenplan sich selbst auf den Leib schneidern. „Musteraktenpläne“ passen nämlich nie. Ein Krankenhaus-Aktenplan sieht ganz anders aus als ein Banken-Aktenplan oder der Aktenplan eines Energieerzeugers. Damit man andererseits das Rad nicht neu erfinden muss, ist es günstig, auf Erfahrungen von Unternehmen der gleichen Branche zurückgreifen zu können. Aufgrund unserer Beratungstätigkeit verfügen wir über eine ganze Reihe von Beispiel-Aktenplänen, mit denen wir Sie bei der Aufstellung Ihrer eigenen Ordnerstruktur unterstützen können.

Mehr Informationen zu unserem Ablagesystem finden Sie in unserem Buch (siehe unten), auf der Seite von unseren Publikationen und Downloads.

Prozess orientierte Ablage (Buch) [BUCH] Steinbrecher, Wolf ; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage : Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur. Berlin Heidelberg New York: Springer-Verlag, 2014. Beschreibung abrufbar unter http://www.springer.com/de/book/9783834945815