DOKUMENTEN-MANAGEMENT

das Fundament guter
Zusammenarbeit im Team.

Eine e-Akte als gemeinsame Arbeitsplattform

Man kann ein Dokumentenmanagementsystem auch als Software betrachten (das ist es ja zweifellos).

Dann ist aber die Gefahr groß, dass man die eigentlichen Nutzendimensionen eines DMS gar nicht ausschöpft. Oder salopp gesagt: dass man das Projekt vergeigt.

Denn Dokumentenmanagement managt keine Dokumente. Sondern es unterstützt Organisationen dabei, neue Strukturen der Zusammenarbeit zu modellieren.

Der wichtigste Fortschritt dabei ist der Sprung von der Arbeitsform vereinzelter Mitarbeiter in Silos zur Teamarbeit entlang gemeinsamer Prozesse und Projekte.

Unsere Vorgehensweise

Neue Arbeitsweisen einführen

Einführung von DMS geht anders als die Einführung anderer Software. Aus zwei Gründen. Einmal soll das Arbeiten im DMS später das Arbeiten im Windows-Filesystem ersetzen. Die Server-Laufwerke haben ausgedient und werden verschwinden. Das ist ein sehr tiefgreifender Eingriff in Arbeitsweisen, die seit mindestens drei Jahrzehnten eingeübt wurden.

Ein Organisations Projekt

Zum anderen ist die E-Akte viel mehr ein Orga-Projekt als ein IT-Projekt. Damit die neuen Arbeitsweisen ihre volle Effizienz entfalten können, müssen sie mit den Anwendern und durch die Anwender entwickelt werden. Das stellt herkömmliche Projektmethoden auf den Kopf. (Wenn man „durch die Anwender“ ernst nimmt und nicht nur als Floskel.)

Schrittweise Einführung

DMS muss deshalb Bereich für Bereich eingeführt werden. Und in einem Bereich Prozess für Prozess. Das ist aufwendig, oder besser: es ist richtig aufwendig. In einem Workshop haben wir kürzlich mit dem Kunden zusammen den Aufwand geschätzt, den die Einführung von DMS an 1.000 Arbeitsplätzen machen könnte. Wir kamen auf 4.500 Manntage. Wahnsinn, oder? Andererseits: zu 99% war das Aufwand in der Verwaltung, nicht externe Beratung. Für die größte Umstellung der Arbeitsweise in den letzten 30 Jahren brauchen wir weniger als 1 Woche pro Mitarbeiter:in. Superwenig, oder?

Menschen beteiligen

Während der gesamten Einführung werden die Menschen wesentlich an der Entwicklung beteiligt, die in ihrem Alltag mit dem Endprodukt arbeiten sollen. Diese Herangehensweise fördert Akzeptanz und Commitment. Wissen wird von den Menschen eingebracht, die den Prozess am besten kennen.

Unser Portfolio

Vor dem Start eines DMS-Projekts gibt es viel zu klären. Deshalb gliedert sich unser Angebot standardmäßig in drei Abschnitte:

Einstiegsberatung

Ein ein- bis zweitägiger Start-Workshop für das Projektteam.

Projektteam ausbilden

Für jeden Bereich (Abteilung, Sachgebiet), in dem das neue DMS eingeführt werden soll, ein eintägiger Workshop. Dabei werden die Mitarbeiter:innen des Bereichs über das Projekt informiert und eingebunden.

Projektbegleitung

Das DMS wird in diesem Bereich Prozess für Prozess eingeführt.

Dieses Vorgehen kann immer an die jeweilige Organisation angepasst werden. Wenn diese Organisation nämlich noch kein DMS beschafft hat, kommt noch ein Abschnitt hinzu: Ausschreibung und Beschaffung einer DMS-Software.

Besonderheiten

Wir unterstützen unsere Kunden bei ihren nachhaltigen Veränderungen. Diejenigen, die mit dem DMS arbeiten werden, müssen jeweils ihre Vision künftiger Zusammenarbeit entwickeln. Dabei und bei der Verwirklichung der Vision im DMS begleiten wir Sie. Wir liefern Ihnen all unser Wissen, das wir aus vielen Projekten mitbringen. Das Ziel jedes Beratungsprojekts ist, dass wir uns so schnell wie möglich überflüssig machen.

Schnelle Handlungsfähigkeit

Einführung

Das Projekt stockt, nichts geht voran. Die Zeit schreitet voran und es werden keine Ergebnisse erzielt.

Kennen Sie das Gefühl?

Mit unseren Workshops stellen wir innerhalb von 8 Wochen die Handlungsfähigkeit im Projekt sicher. innerhalb der nächsten 8 Wochen haben Sie mit unserer Hilfe erste Ziele in Ihrem Projekt erreicht.

CST Spezial

Beratung

Wir beraten Produkt unabhängig. Wir unterstützen bei der Produktauswahl, um das beste Produkt für Ihre Organisation zu finden.
Wir haben keine „eine für alle“ Vorlagen. In unseren Beratungen spielt Individualität eine wichtige Rolle. Wir unterstützen duch strukturelles Wissen in der gesamten Phase der Einführung. Wir machen Wissen in Ihrer Organisation verfügbar und ermächtigen Sie, schnell viel selbst zu übernehmen.

Teamentwicklung

Training

Eine erfolgreiche Teamentwicklung beinhaltet auch die Lösung von Konflikten und die Optimierung von Prozessen innerhalb des Teams. Dabei spielt die Kommunikation im Team eine entscheidende Rolle.
Durch gezielte Maßnahmen zur Teamentwicklung kann die Selbstorganisation, Zufriedenheit und Bindung gesteigert und die Zusammenarbeit im Team signifikant verbessern werden.